Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Sirvely is een handelsnaam van een Nederlandse onderneming. Die onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven en bepaalt, binnen de grenzen die hier worden uitgelegd, waarvoor ze worden gebruikt.

Om een van de rechten uit te oefenen die hieronder worden uitgelegd, of gewoon om ons iets over deze verklaring te vragen, mail naar info@sirvely.com of bel ons op +31 85 060 4404. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, dus alles wat met jullie gegevens te maken heeft loopt via dat e-mailadres. De identificatiegegevens van de onderneming staan ook in de juridische kennisgeving.

2. Voor wie deze verklaring bedoeld is

Rond Sirvely zijn er drie groepen mensen en niet iedereen zit in dezelfde situatie, dus het is goed ze van het begin af aan uit elkaar te houden.

Jullie, als eigenaren van het restaurant, zijn onze klant. Van jullie onderneming en van de persoon die de aansluiting tekent verwerken wij de gegevens die nodig zijn om jullie de dienst te leveren en die in rekening te brengen. Voor dat deel zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Jullie personeel gebruikt de applicatie om te werken. Hun gegevens voeren jullie zelf in en ze worden verwerkt zodat iedereen met een eigen pincode inlogt, ziet wat bij hem hoort en kan in- en uitklokken.

De gasten die aan jullie tafels zitten scannen de QR en bestellen vanaf hun eigen telefoon, zonder een app te installeren en zonder zich te registreren. Wij vragen hun geen naam, geen telefoonnummer en niets anders om te kunnen bestellen. Alleen wie vanaf de kaart een tafel reserveert geeft ons zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer; dat leggen we uit in onderdeel 5.

Voor de gegevens van jullie personeel en van de gasten aan jullie tafels zijn jullie de verwerkingsverantwoordelijke: het is jullie zaak die bepaalt welke kaart wordt gepubliceerd, welke medewerkers er zijn en wat er met de bestellingen gebeurt. Wij treden op als verwerker namens jullie, verwerken die gegevens uitsluitend om jullie de dienst te leveren en volgens jullie instructies, en gebruiken ze voor geen enkel eigen doel. Het zijn jullie die je team en je gasten moeten informeren dat jullie met een digitaal bestelsysteem werken. De verplichtingen die wij als verwerker op ons nemen, en die artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voorschrijft, staan in onderdeel 11 van de algemene voorwaarden, die deel uitmaken van het contract tussen jullie restaurant en ons.

3. Gegevens van het restaurant en van de eigenaar

Van de zaak bewaren wij de handelsnaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres. Van de eigenaar bewaren wij de naam en het e-mailadres, dat ook wordt gebruikt om in het dashboard in te loggen. Jullie btw-nummer staat niet in de applicatie: wij gebruiken het alleen op de factuur en in onze boekhouding.

Het maandbedrag wordt betaald met een creditcard die jullie zelf vanuit het dashboard koppelen. Die koppeling loopt via Pay.nl en er blijft een machtiging voor terugkerende afschrijving op de creditcard staan. Aan Pay.nl sturen wij jullie naam en jullie e-mailadres niet: we geven alleen het bedrag, onze eigen interne referenties en het adres van de dienst door. De gedane afschrijvingen en de status van het abonnement kunnen jullie op elk moment in het dashboard bekijken, op https://app.sirvely.com. Zeggen jullie het abonnement op, dan wordt de machtiging op de creditcard losgekoppeld en wordt er niets meer afgeschreven.

Om te factureren hebben wij jullie btw-nummer nodig. Zijn jullie in Spanje gevestigd en is het nummer geldig, dan gaat de transactie zonder Nederlandse btw en wordt de belasting in Spanje afgedragen via de verleggingsregeling; zijn jullie in Nederland gevestigd, dan staat er Nederlandse btw op de factuur. Dat gegeven wordt verwerkt voor de facturatie en voor de boekhouding, en voor niets anders. De financiële voorwaarden staan in de algemene voorwaarden.

4. Gegevens van het personeel

Van iedere persoon in jullie team worden de naam, de rol, de rechten die jullie hebben gegeven, de zaak waar hij werkt, de momenten waarop hij in de applicatie inlogt en de in- en uitkloktijden bewaard. Die gegevens bestaan omdat zonder die gegevens het werk in de zaal niet verdeeld kan worden en niet te zien is wie welke tafel heeft bediend.

Over de pincode willen we duidelijk zijn, omdat het jullie team raakt. De pincode waarmee iedereen op de tablet inlogt wordt versleuteld bewaard en niet als een onomkeerbare hash, en dat is met opzet: de leidinggevende moet de pincode opnieuw kunnen laten zien aan wie hem vergeten is, en dat zou met een hash niet kunnen. Het betekent dat de pincode binnen het systeem opnieuw gelezen kan worden door wie daar het recht toe heeft. Daarom vragen wij dat niemand in jullie team als pincode een nummer gebruikt dat hij ook gebruikt voor de bank, voor de telefoon of voor iets anders in zijn privéleven.

5. Gegevens van de gasten van het restaurant

Een gast kan bestellen zonder ons enig gegeven te geven: er is geen registratie, geen account en geen formulier met zijn naam. Toch komen uit het normale gebruik van de kaart drie dingen voort die jullie moeten kennen.

Het eerste is een identificatie van het apparaat. Wanneer iemand de kaart opent, bewaart zijn browser een willekeurige code die niets over de persoon zegt en die ervoor dient dat jullie zien hoeveel telefoons aan dezelfde tafel bestellen en wie wat heeft besteld binnen die tafel. Die code is aan geen enkele naam, geen enkel telefoonnummer en geen enkel account gekoppeld.

Het tweede is de notitie die de gast bij een product kan schrijven. Het is een vrij veld, bedoeld voor dingen als "zonder ui" of "rood gebakken", en wat daar wordt geschreven komt in de keuken terecht en blijft bij de bestelling bewaard. Het is niet nodig in die notitie gezondheidsgegevens of andere persoonsgegevens te schrijven, en wij raden aan dat jullie personeel daar ook niet om vraagt: schrijft een gast een allergie op, dan wordt die tekst net als de rest van de bestelling bewaard en ziet iedereen met toegang tot de bon hem.

Het derde is het e-mailadres, en dat verschijnt alleen als de gast zelf vraagt dat we hem de bon sturen. Dat adres wordt uitsluitend gebruikt om die ene bon te versturen, wordt niet in de database bewaard, wordt nooit meer gebruikt om hem aan te schrijven en wordt niet gedeeld met jullie of met wie dan ook. Van elk bezoek wordt alleen bewaard hoeveel bonnen er zijn verstuurd, met een maximum van drie, zodat niemand die functie kan gebruiken om derden te mailen.

Er is een vierde situatie, en het is de enige waarin een gast ons zijn naam geeft: de reservering. Wie jullie kaart bekijkt via de link om te delen, zonder aan een tafel te zitten, kan van daaruit een tafel reserveren. Daarvoor vult hij zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer in, de dag, de tijd, met hoeveel personen ze komen en hoe lang ze denken te blijven, en als hij wil een opmerking. Die gegevens worden bij de reservering bewaard, zodat jullie hem in het dashboard zien en kunnen bevestigen of annuleren, en de gast krijgt de bevestiging per e-mail, in de taal van zijn telefoon. Het zijn gegevens van jullie restaurant en wij verwerken ze namens jullie, net als de rest.

Koppelen jullie je eigen account bij Mollie of SumUp, zodat de gast vanaf de kaart online kan betalen, dan gebeurt de betaling op de pagina van die dienst en gaat het geld rechtstreeks naar jullie account daar. Wij zien de kaartgegevens van de gast niet en ontvangen het geld niet; wij weten alleen of de betaling gelukt is. In die relatie is Mollie of SumUp jullie leverancier, niet de onze, en gelden voor de gast hun voorwaarden en hun privacyverklaring.

6. Technische gegevens

Elke keer dat iemand inlogt, worden bij die sessie het IP-adres van waaruit hij is ingelogd en de gegevens van de gebruikte browser bewaard. Ze dienen om een vreemde toegang te herkennen en om een specifieke sessie te kunnen sluiten, en ze verdwijnen wanneer de sessie verloopt of wordt afgesloten. Het IP-adres wordt daarnaast enkele ogenblikken in het geheugen van de server gebruikt om het aantal verzoeken te beperken en pogingen tot misbruik af te remmen, en het komt zeer waarschijnlijk terecht in de technische logboeken van de server, zoals bij elke internetdienst.

In het beheerdersdashboard wordt een logboek bijgehouden van de belangrijke handelingen, zoals het aanmaken van een gebruiker of het opnieuw instellen van een wachtwoord, en in dat logboek staat het e-mailadres van de betrokken persoon. Dat is wat ons in staat stelt achteraf te reconstrueren wie wat heeft gedaan.

Deze informatieve website, https://www.sirvely.com, plaatst geen eigen cookies en geen cookies van derden, meet geen bezoeken, bevat geen advertentiepixel en laadt geen lettertypen, video's of landkaarten van buiten. In jullie browser bewaart hij alleen dat jullie de informatieve melding in de voet gelezen hebben, de taal die jullie gekozen hebben en, als jullie via de link van een partner zijn binnengekomen, zijn code; die code is het enige wat vanaf deze website bij onze API aankomt, één keer, om het bezoek te tellen. De sessies die wel bestaan zijn die van de applicatie en zijn strikt noodzakelijk om jullie ingelogd te houden. Dat staat in detail uitgelegd op de pagina over cookies.

7. Met welk doel en op welke rechtsgrond

Wij verwerken geen enkel gegeven "voor het geval dat". Elk doel heeft zijn rechtsgrond en dit is de volledige lijst.

8. Wie deze gegevens nog meer verwerkt

Om de dienst te leveren steunen wij op enkele leveranciers. Zij treden allemaal op als verwerker, dat wil zeggen dat ze de gegevens namens ons verwerken, alleen voor wat hier staat en zonder ze voor iets van henzelf te mogen gebruiken. Wij verkopen geen gegevens, geven ze niet door aan derden voor reclamedoeleinden en er is geen enkele andere onderneming die meekijkt met wat er aan jullie tafels gebeurt.

Resend, Anthropic en Higgsfield zijn Amerikaanse ondernemingen, dus een deel van deze verwerkingen houdt een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte in. Die doorgiften zijn gedekt door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld en, waar de leverancier is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, door dat adequaatheidsbesluit. Pay.nl is een Nederlandse onderneming. Willen jullie precies weten waar een bepaald gegeven wordt verwerkt, vraag het ons dan schriftelijk via info@sirvely.com en wij vertellen het jullie.

9. Hoe lang ze bewaard blijven

Wij zeggen liever hoe het is dan dat we een termijn beloven die vandaag niet wordt nagekomen. De bestellingen, de tafelbezoeken, de reserveringen, het bestellogboek en de kloktijden van het personeel worden niet vanzelf gewist: ze blijven bewaard zolang jullie klant van Sirvely zijn, omdat ze de geschiedenis van jullie zaak vormen en jullie het zijn die ze raadplegen. Wanneer de relatie eindigt, worden die gegevens op jullie verzoek verwijderd, en daarvoor volstaat een mail naar info@sirvely.com.

De in- en uitkloktijden worden met opzet bewaard, ook wanneer iemand niet meer bij jullie werkt, omdat ze de urenregistratie van jullie restaurant zijn en aan jullie toebehoren. Wij wissen ze alleen als jullie het ons vragen.

Sessies verlopen vanzelf en daarmee verdwijnen het IP-adres en de browsergegevens die eraan gekoppeld waren. Het e-mailadres waarnaar een bon wordt gestuurd wordt op geen enkel moment bewaard: van het bezoek blijft alleen het aantal verstuurde bonnen over. De facturatiegegevens worden zeven jaar bewaard, de termijn die de Nederlandse belastingwetgeving, artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, aan de onderneming oplegt, ook als jullie geen klant meer zijn.

10. Jullie rechten

Iedereen van wie wij gegevens verwerken kan ons vragen om inzage, om rectificatie als ze onjuist zijn, om verwijdering en om beperking van de verwerking, kan bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en kan zijn gegevens ontvangen in een formaat dat naar een ander systeem kan worden overgezet. Berust een verwerking op toestemming, dan kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken, zonder dat dit iets verandert aan wat daarvoor is gebeurd.

Om ze uit te oefenen, mail naar info@sirvely.com en vermeld wat jullie willen en vanuit welk restaurant jullie schrijven. Komt het verzoek van een medewerker of van een gast aan tafel, dan is het restaurant de verantwoordelijke voor die gegevens en daarom wordt het verzoek aan het restaurant gericht; wij geven als verwerker de technische ondersteuning die het nodig heeft om het af te handelen en sturen elk verzoek dat per vergissing bij ons binnenkomt aan het restaurant door.

Vinden jullie dat we jullie verzoek niet goed hebben afgehandeld, dan kunnen jullie een klacht indienen bij de toezichthouder. In Spanje is dat de Agencia Española de Protección de Datos, op www.aepd.es. In Nederland, waar de onderneming gevestigd is, is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als jullie ons eerst schrijven: bijna altijd wordt het opgelost zonder dat het zover hoeft te komen.

11. Beveiliging

Al het verkeer tussen de telefoons, de tablets en onze servers gaat over een versleutelde verbinding, en de sessiecookies reizen alleen over die verbinding, zijn niet leesbaar vanuit de code van de pagina en bevatten geen enkel gegeven: het is een willekeurige code waaruit niets valt af te leiden. Sessies hebben een beperkte geldigheid, twaalf uur in het beheerdersdashboard en op de tablet van het personeel en zeven dagen in het dashboard van het restaurant, en daarna moet er opnieuw worden ingelogd.

Binnen het restaurant heeft iedereen de rechten die jullie hebben gegeven en ziet alleen wat bij zijn rol en zijn zaak hoort. Om jullie kaart op te bouwen of om jullie te helpen bij een storing kan ons team vanuit het beheerdersdashboard in jullie account. Die sessie duurt maximaal vier uur en wordt vastgelegd, zodat altijd te controleren is wie wanneer is ingelogd.

12. Wijzigingen in deze verklaring

De dienst verandert, en deze verklaring verandert mee. De versie die geldt is altijd de versie die gepubliceerd staat op https://www.sirvely.com/nl/privacy/, en de datum van de laatste update staat helemaal bovenaan, direct onder de titel, zodat jullie in één oogopslag zien of er iets is veranderd sinds jullie hem voor het laatst hebben gelezen. Raakt een wijziging echt aan hoe wij jullie gegevens verwerken, dan zien jullie dat terug in die datum en in de tekst van het betreffende onderdeel. Bij twijfel, mail ons op info@sirvely.com.